A la hora de utilizar el correo electrónico, es conveniente tener en cuenta una serie de normas para un correcto uso:
No responder al correo no solicitado
Responder al correo no solicitado (spam) es una forma de aumentar la cantidad de correo basura en nuestro buzón ya que indica al remitente que la cuenta es leída. Los mensajes no deseados (incluidos los que contiene o contenían virus) deben borrarse sin más.
No abrir ficheros que no esperamos
Aunque procedan aparentemente de personas conocidas no debemos abrir mensajes no esperados que contengan adjuntos ya que puede tratarse de virus Aunque el servicio antivirus del correo los haya limpiado es bueno tener esta costumbre.
No difundir correo no solicitado
No reenvié correo no solicitado (cadenas de mensajes, publicidad, rumores y bulos (por ejemplo sobre virus),…). Solo está contribuyendo a aumentar el correo no solicitado entre sus conocidos.
No envie mensajes a muchas personas en el campo “Para”
Si envía un correo a una larga lista de personas en el campo “Para” está contribuyendo a que estas personas reciban más correo no solicitado. Además puede que algunos de ellos no deseen que su dirección sea conocida por terceras personas. Utilice para ello el campo CCO (copia oculta).
Tenga en cuenta que la difusión de dirección en el campo “Para” a personas que no habían dado su consentimiento para ello puede dar lugar a denuncias por violación del Reglamento General de Protección de Datos.
Dar nuestra dirección con moderación.
No proporcione su dirección de correo en webs de dudosa confianza o que puedan enviarle publicidad no deseada. Atentos al rellenar formularios para no indicar sin saberlo que queremos recibir publicidad. Es una buena idea disponer de un cuenta gratuita para registrarnos en este tipo de sitios.
Diferenciar entre correo profesional y personal.
Obtenga una cuenta de correo electrónico para asuntos personales. De esta forma podrá reducir el volumen de correo de su buzón profesional, manteniendo este para sus fines adecuados.
Usar un estilo de redacción adecuado al destinatario.
La forma de redacción debe adecuarse al destinatario. No escriba en mayúsculas ya que implica gritar. Utilice los smileys (símbolos de caras) con moderación y nunca en un mensaje formal. No utilice la arroba (@) como sustituto del género neutro. Si el contenido de un mensaje le irrita, no conteste de forma inmediata, haga antes una pausa. Tenga en cuenta que se trata de comunicación escrita.
Limite el tamaño de los mensajes y el uso de adjuntos.
El correo electrónico no es el mecanismo adecuado para transferir ficheros. Tenga en cuenta que el destinatario puede tener problemas para leerlos, bien por su excesivo tamaño o porque el tipo de fichero (.exe, .vbs, …) puede estar prohibido en el sistema receptor.
Cuando enviemos un adjunto indicar en el texto del mensaje cual es su contenido y su propósito para evitar que el destinatario sospeche de que se trata de un virus.
Incluya un “Asunto” del mensaje
Indique en el campo “Asunto” una frase descriptiva del mensaje. Esto facilita la clasificación, recuperación y lectura al destinatario y constituye una norma de cortesía.
Limite el tamaño de las firmas automáticas
Las firmas automáticas y otro tipo de texto de inclusión automática debe ser lo más esquemáticas posibles. No incluya imágenes o información innecesaria. Limítelo a sus datos de contacto esenciales. Tenga presente si quiere que estos datos sean visibles cuando escribe a ciertas personas o a listas de distribución. En el lado opuesto nunca deje de identificarse con nombre y apellidos cuando nos dirigimos a personas desconocidas.
No utilice estilos ni adornos innecesarios
Limite el uso de mensajes en formato HTML cuando sea estrictamente necesario para una mejor organización del texto. No utilice estilos con fondos de mensaje ya que recargan (en todos los sentidos) el correo y pueden provocar problemas en el destinatario.
Respete la privacidad de los mensajes y el destinatario
No reenvíe mensajes destinados a usted sin el permiso del remitente, sobre todo aquellos con contenido conflictivo o confidencial. No abuse de nuevas funcionalidades como el “aviso de lectura”, su eficacia práctica es escasa y puede suponer una intromisión en la privacidad del destinatario.
No divulgue la dirección de una persona a terceros sin su permiso. No publique direcciones de correo en una web sin permiso del titular.
La utilización de estas normas le permitirán dar un buen uso del correo electrónico.